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ビジネス文書基礎知識
様々なビジネス文書
ビジネスの場においては、様々な情報が飛び交っています。それが複雑になるほど、「言った」「言わない」などトラブルにならないように、文書で取り合わすことが基本です。ビジネス文書には大きく分けて「社内文書」と「社外文書」に分けられます。
まずは、「社内文書」について見てみましょう。
社内文書の種類
「社内文書」には、大きく分けて「指示・命令をする」「通達・報告する」の役割があります。加えて「届出・申請をする」の役割もあります。丁寧である必要はありませんが、「いつ、だれが、どこで、なにを、どのようにして、どうなる」を明確にする必要があります。
ポイント
①一つの文書には一つの要件。
②一つの文書に複数のことを記載する際は、箇条書きに。
③曖昧な表現を使わない。
④いわゆる「５Ｗ3Ｈ」を明確に。
⑤受信者・発信者ともに、、所属部課・職名で出す
※５Ｗ３Ｈとは、いわゆる「５Ｗ１Ｈ」に加えて、「費用(HOW MUCH)」と「数量（HOW MANY）」のことを指します。
組織文書の注意点
特に、「組織において、下から上へ意見を述べる」場合、下記の分類があります。①上申書
権限のない業務事項に意見、希望を申し述べ、検討や決済を求める
②稟議書（りんぎしょ）
実施案などについて、決済、承認を求める
③提案書、計画書
企画や計画を提起する
上記①～③の文書の違いに注意してください。
ビジネス文書の役割
社内では、様々な文書が存在します。社内文書には１の「1. 社内文書の種類」にて概略を述べさせていただいておりますが、そもそも社内文書に対して何が求められるのでしょうか？例えば、うちの会社はほんの数名だというので文書ではなく、口頭ですべて済ませられるという意見があるかもしれません。いちいち文書化する意味があるのか、疑問に思う人もおられるでしょう。しかし、口頭伝達の悪い点は、言い間違えたり、聞き間違いをしたりするということ。
つまり、「正しい情報を伝達し、保存する」ためには文書にしておくのが最善なのです。
社内文書の目的は以下の通りです。
①社内における指示・連絡・報告などに使われる。
②社内における情報を文書によって伝達する。
③日常業務を合理的に進め、円滑なコミュニケーションを図る。
特に、上記③は重要です。日常業務が複雑になるほど、「言った、言わない」の世界に陥りやすく、結果的に円滑なコミュニケーションを図れません。